5 tips voor effectieve crisiscommunicatie met studenten
De communicatie met studenten is altijd al belangrijk geweest, maar nu nog meer dan ooit. In alle opzichten is het belangrijk dat studenten op de hoogte zijn en weten wat er allemaal speelt. De laatste fase van het studiejaar is ingegaan en dus is het belangrijk dat studenten weten waar ze aan toe zijn. Effectieve crisiscommunicatie bestaat niet alleen uit het waarschuwen voor en informeren over bepaalde situaties, het gaat ook om duidelijk toelichten wat de impact is op de normale gang van zaken. In deze blog geven we je 5 tips voor effectieve crisiscommunicatie met studenten.
#1: Communiceer snel en duidelijk
Het lijkt een open deur maar snel en duidelijk communiceren blijkt moeilijker dan door velen gedacht. Iedereen kan snel communiceren en iedereen kan duidelijk communiceren. De combinatie is toch een uitdaging. De hedendaagse technologische voorzieningen stellen ons in staat snel informatie te verspreiden. Het nadeel is dat ook onjuiste informatie zo verspreid is. Als er te snel wordt gecommuniceerd bestaat de kans dat er onjuiste informatie wordt verspreid met alle gevolgen van dien. Toch is dit nodig, zeker in noodsituaties, om ervoor te zorgen dat jouw studenten veilig zijn. Zorg als onderwijsinstelling dat je een kanaal hebt om studenten snel te kunnen bereiken, en dat je een team hebt dat samen weloverwogen maar snel een boodschap kan samenstellen.
#2: Volledige informatie
Duidelijk communiceren is niet noodzakelijkerwijs de volledige informatie communiceren. Volledige informatie is wel nodig om de veiligheid van studenten te garanderen. Met volledige informatie bedoelen we wat men niet moet doen, maar ook wat men juist wel moet doen. Neem het coronavirus als voorbeeld. Het advies is om zoveel mogelijk binnen te blijven en alleen naar buiten te gaan wanneer het echt nodig is. Als je uitsluitend communiceert dat je niet naar buiten moet gaan, is er de kans dat studenten gezellig met een grote groep op een studentenkamer gaan zitten. Dit heeft juist het tegenovergestelde effect van wat je wil bereiken. Zorg dus dat je volledig bent in de informatie die je verstrekt.
#3: Bereikbaarheid
Als je dan de volledige informatie hebt, zorg dat je dit ook bij studenten kunt krijgen. Wanneer je wel de juiste informatie hebt maar dit niet bij studenten kunt krijgen, zal er nooit effectieve crisiscommunicatie zijn. Bedenk je dat meer dan de helft van de studenten hun schoolmail niet leest. Zorg dat je de juiste mix van verschillende kanalen tot je beschikking hebt. Denk aan een studentenapp om studenten snel te informeren, meldingen op het intranet en de elektronische leeromgeving om studenten aan bepaalde zaken te herinneren, en de website om alle informatie in zijn volledigheid te tonen.
#4: Impact op de gang van zaken
Iedere crisis heeft de nodige gevolgen. Behalve het informeren en waarschuwen met betrekking tot een bepaalde situatie, is het ook belangrijk om duidelijk te communiceren over de gevolgen. Nadat je duidelijk hebt gecommuniceerd over de situatie om de veiligheid te waarborgen, ga je over op het communiceren van de gevolgen. Wat is de impact op de normale gang van zaken? Wat gaat er anders dan voorheen? Waar moet je als student rekening mee houden? Het is belangrijk dat studenten hiervan op de hoogte zijn.
#5: Dialoog over gevolgen
Crisiscommunicatie gaat niet alleen om het zenden van informatie. Hoe snel, duidelijk en volledig je ook communiceert, studenten zullen altijd nog vragen hebben. Ook is het mogelijk dat bepaalde voorzieningen veranderen, zoals nu met digitale colleges en tentamens, waar studenten feedback voor hebben. Door continu in gesprek te blijven met studenten blijven zij zich betrokken voelen en zorg je ervoor dat iedereen zo goed mogelijk omgaat met de situatie.
Om onderwijsinstellingen optimaal te laten communiceren met studenten in een crisissituatie, hebben we bij StuComm een pakket samengesteld dat hierbij helpt. Wil je meer weten over hoe je ook nu effectief kunt communiceren met studenten. Vind hier meer informatie!
