StuComm logo
Search here!

Onderwijslogistiek bij Saxion: “Ketendenken voor het beste resultaat”

Ze is al 20 jaar werkzaam bij Saxion en sinds 3 jaar onderdeel van het MT van de Business Support Organisatie (BSO). Door de grote hoeveelheid ervaring in verschillende rollen binnen de academies van Saxion, is Sandra van Dieren goed in staat de brug te slaan tussen BSO en het onderwijs. “Ik ben echt een onderwijsmens en ik heb jarenlang gezien hoe lastig het is als je een curriculum bedenkt, dat goed te organiseren. Ik leverde iets aan en er kwam iets anders uit de ‘black box’. Nu kan ik vanuit de expertise uit de academie bij BSO de twee aan elkaar koppelen”, aldus Sandra.

Dat de twee delen van Saxion elkaar begrijpen is lang niet zo vanzelfsprekend, stelt Sandra. “Binnen Saxion delen we veel faciliteiten met elkaar. We zijn een centraal georganiseerde hogeschool waarbij de verschillende academies ruimtes delen. Dat maakt dat de onderwijslogistiek soms een uitdaging is. Een academie begreep niet waarom het rooster niet optimaal is en de roostermaker begreep niet waarom een academie iets anders wil dan ze hebben gekregen. Meer begrip voor elkaar is erg belangrijk.”

Ketendenken

Vanuit die gedachte is het ketendenken geïntroduceerd bij Saxion. “Het logistieke proces kun je zien als een keten waar er verschillende schakels zijn. Samen vormen zij het gehele proces. Voorheen wist een schakel alleen wat de schakel zelf moest doen en daarna was het klaar. Er was geen voor en na, het was geen werk en klaar. Nu zorgen we ervoor dat een schakel weet wat er gebeurt voordat hij zelf aan de slag moet, maar ook weet wat er daarna mee gebeurt.”

Volgens Sandra is dat begrip ook een van de belangrijkste punten in het verder optimaliseren van de processen: “Een van de grootste uitdagingen bij BSO op dit moment is om data te organiseren. Iedereen werkt net even wat anders, waardoor data anders wordt ingevoerd. Als een medewerker in de ene academie manier A gewend is, maar in de andere academie manier B de standaard is, hebben wij een probleem. Zij voeren dingen verschillend in en verwachten dezelfde uitkomst. Voor ons is het zaak om hen mee te nemen uit te leggen waar iets voor bedoeld is. Op die manier kunnen we ervoor zorgen dat iedereen manier C gebruikt en wij vervolgens iedereen kunnen voorzien van het gewenste resultaat. Pas dan werkt de keten optimaal.”

What’s in it for me?

Uitsluitend kennis hebben van wat er voor en na een bepaalde schakel gebeurt, is niet voldoende, zo beseft men bij Saxion maar al te goed. Ook collega Robin Hidding, Directeur BSO, ziet dat in: wederzijds begrip is de sleutel. “We kunnen vanuit BSO veel doen, maar het is noodzakelijk om je medewerkers mee te nemen in het proces. Uiteindelijk moeten zij er iets mee doen om onze studenten te voorzien van de beste informatievoorziening, de beste communicatie en het beste onderwijs. Als zij de what’s in it for me begrijpen, worden veranderingen het beste geadopteerd en hebben studenten er uiteindelijk echt wat aan”, stelt Robin.

Sandra sluit zich hierbij aan. “Uiteindelijk doen we alles zodat onze studenten succesvol kunnen zijn. Op het moment dat we duidelijk maken waarom bepaalde dingen zouden moeten gaan zoals dat moet en uitleggen welke impact dit heeft op processen en uiteindelijk onze studenten, is er bij iedereen begrip. Zo slaan we de brug tussen BSO en de academies”, besluit Sandra.