De sleutel tot een effectieve contactstrategie – deel 3

In deze reeks blogs verdiepen we ons in hoe onderwijsinstellingen een effectieve contactstrategie kunnen opzetten. In de vorige blogs hebben we gekeken naar de verschillende soorten informatie die studenten nodig hebben en hoe je deze informatie met ze kan delen. Deze blog is gericht op het derde onderdeel van de contactstrategie: wat als studenten terugpraten?

Studenten krijgen dagelijks een grote hoeveelheid informatie. Soms gestructureerd, andere keren minder. Steeds meer onderwijsinstellingen beseffen dat ze de informatievoorziening voor hun studenten moeten structureren. Hoewel dit een grote stap in de goede richting is, is er een onderdeel dat vaak wordt vergeten. Want wat gebeurt er als studenten informatie delen met de onderwijsinstelling? Die processen moet goed georganiseerd zijn.

Nieuws, roosters, cijfers: een paar voorbeelden van informatie die studenten dagelijks nodig hebben. Er is ook informatie die jij als onderwijsinstelling moet ontvangen van jouw studenten. Zijn ze aanwezig bij colleges? Voor welke tentamens hebben ze zich ingeschreven? Wie vraagt er om hulp? Als onderwijsinstelling moet je deze informatie tot je beschikking hebben.

Net als met het zenden van informatie, moet ook de inkomende informatie worden georganiseerd. Studenten moeten eenvoudig hun aanwezigheid kunnen melden, zich in kunnen schrijven voor tentamens, om hulp kunnen vragen en meer. Maar hoe doe je dat? Het is belangrijk om een combinatie te vinden tussen wat haalbaar is voor de onderwijsinstelling en wat wenselijk is voor studenten.

Het proces

Denk bijvoorbeeld aan het welzijn van studenten. Mentale problemen worden steeds gebruikelijker. Stel je voor dat een student last heeft van enorme stress door de tentamenperiode. Deze student zal om hulp vragen bij de onderwijsinstelling. Als onderwijsinstelling wil je dan de best mogelijke hulp bieden. Zorg dat er een proces ingeregeld is dat studenten begeleid bij het vinden van de juiste hulp. Dit gaat van het eerste contact, tot het beoordelen van de problemen en mogelijk sessies met de studentenpsycholoog.

Dit is een extreem voorbeeld, maar studenten moeten simpelweg in staat zijn om te communiceren met hun onderwijsinstelling wanneer het nodig is. Of het nou gaat om aanwezigheid, studieresultaten of mentale problemen. Er is niet één juiste manier van communiceren. Het belangrijkste is dat het proces bekend is bij iedereen. Het inschrijven voor een tentamen en het verkrijgen van hulp zullen vanzelfsprekend anders zijn. Dat is geen probleem, zolang duidelijk is welke stappen een student moet ondernemen.

Jouw effectieve contactstrategie

In deze reeks blogs hebben we ons verdiept in het creëren van een effectieve contactstrategie. Het begint bij het in kaart brengen van alle informatie die studenten nodig hebben. Als dat duidelijk is, ga je op zoek naar de juiste manier om deze informatie bij je studenten te krijgen. Onthoud dat er een digitale kloof is die je moet overkomen. Tot slot, zorg ervoor dat studenten ook met jou kunnen communiceren wanneer dit nodig is.

Als je er zeker van wilt zijn dat jouw contactstrategie effectief is, betrek dan studenten in het proces. Het is makkelijk om in iedere stap aannames te maken over wat studenten ergens van zouden vinden. Zorg dat je dit ook valideert bij studenten. Op deze manier ben je er zeker van dat jouw contactstrategie aansluit bij de wensen en behoefte van studenten.

Wil je jouw contactstrategie eens wat verder bespreken? Neem contact op en we denken graag eens met je mee!